Hoe te besparen op boekhoudkosten?

Bij elke goed draaiende onderneming hoort een optimale boekhouding. Stel je eens voor dat je een jaar lang producten verkoopt of diensten verleent en aan het eind van het jaar geen beeld hebt als je op winst of verlies draait. Of sterker nog, dat het bedrijf failliet dreigt te raken, alleen omdat je al die jaren dacht dat je inkomsten hoger waren dan jouw uitgaven.

Uiteraard wil elke ondernemer zijn of haar uitgaven of kostenposten zo minimaal mogelijk houden. De een bespaart op personeel, anderen op materiaal zoals papierwerk. Een van de onderdelen van de bedrijfsvoering die het meeste papierwerk vereist is de boekhouding. Tegenwoordig kunnen ondernemingen middels verschillende freelance diensten besparen op hun boekhoudkosten. Het besparen op kosten brengt niet alleen meer financiële vrijheid, maar gaat vaak genoeg gepaard met minder stress en werkdruk op de werkvloer.

Financiële voordelen van online boekhouden

Online boekhouden heeft verschillende voordelen vergeleken met het manueel boekhouden. Naast het gebruik van software kan het elektronisch boekhouden ook via een zogeheten cloud systeem geschieden. Hiervoor is er geen software nodig, maar slecht een goede internetverbinding.

Dit e-boekhouden heeft vele kostenbesparende aspecten, waaronder:

1.      De beveiliging van de gegevens online. De documenten voor de boekhouding worden op de traditionele manier fysiek opgeslagen. Dit is zowel tijdrovend als kosten genererend.

2.      Online boekhouden dat via de cloud geschiedt is veel eenvoudiger om te installeren en te onderhouden. Er worden ook automatisch updates gedaan. Hierdoor is het niet meer nodig om een installateur fysiek op de werkvloer te laten komen om het systeem te onderhouden of te her installeren. Ook dit leidt tot aanzienlijke tijd- en kostenbesparing.

3.      Boekhoudsystemen via de cloud worden uitgevoerd zijn toegankelijk voor een ieder wereldwijd. Zowel personeel, leveranciers als klanten kunnen toegang krijgen en kunnen vanuit elke locatie de nodige informatie bijwerken. Ook dit is kostenbesparend, aangezien er geen extra communicatie nodig is tussen betrokken partijen en er hoeft bijvoorbeeld ook niets over de post gestuurd te worden.

De uitdagingen bij het online boekhouden

Het online boekhouden brengt ook enkele uitdagingen met zich mee. Zo zijn de traditionele accountants over een paar jaren niet meer verzekerd van voldoende vraag, vanwege de technologie die de boventoon zal voeren. Bedrijven zijn dan ook minder afhankelijk van een accountant, omdat alle informatie online staat. Voorheen was het alleen de accountant die over de informatie beschikte. Ook was het nodig dat de accountant periodiek de financiële controles uitvoerde, bijvoorbeeld omtrent de juistheid van de boekhoudkundige gegevens of transacties. Met de huidige online boekhoudsystemen is dat ook niet meer nodig, aangezien de informatie automatisch en binnen zeer korte tijd bijgewerkt wordt.

In de toekomst zal het online boekhouden dus de meest efficiënte manier zijn om de boekhouding te kunnen doen. Daarnaast zal het gemakkelijk te controleren zijn, indien er toch een boekhoudkundige fout optreedt. Online boekhouden zal nadat de wereld er één mee geworden is nooit meer weg te denken zijn. Het is dus van groot belang dat elk bedrijf zich hierin begint te ontwikkelen.