Kies altijd voor veilig bestanden versturenVeel mensen kiezen er nog voor, om bestanden via de mailbox te versturen. Een e-mail kan maar een bijlage van een maximaal aantal MB’s kwijt. Er geldt dus een grens voor de grootte van het bestand. Bovendien kunnen bestanden in de mailbox bij de verkeerde persoon terecht komen. De bestanden zijn niet beveiligd en iedereen kan er toegang tot krijgen. Het is daarom beter en veiliger, om grote en vertrouwelijke bestanden via een speciaal programma te versturen. Je kunt denken aan een programma als Secudoc. Veel van dit soort programma’s houden zich aan de privacywet en veiligheidsprotocollen. De bestanden worden van inlogcodes voorzien, zoals een gebruikersnaam en wachtwoord. Het document is dus alleen naar de ontvanger gericht. Door middel van SMS-authenticatie, kan alleen de ontvanger het document bekijken. Deze moet zijn telefoonnummer namelijk bevestigen, om in te kunnen loggen. Er zijn steeds meer innovatieve beveiligingsopties beschikbaar, als het om veilig bestanden versturen gaat. Problemen en gevaren met onbeveiligde programma’sInternetcriminelen kunnen makkelijk in een onbeveiligde omgeving komen. Kies altijd een wachtwoord dat moeilijk te raden is. Hackers hebben slimme tools bedacht, om een heel systeem over te kunnen nemen. Goede antivirussoftware gaat dit zoveel mogelijk tegen. Bedrijven zijn nog altijd wel eens het slachtoffer van malware en andere vormen van cybercriminaliteit. De AVG voor de bescherming van privacygevoelige informatie, kan bedrijven een boete opleggen, als ze zich niet aan de beveiligingsinstructies houden. Denk bijvoorbeeld aan een datalek. Helaas komt dit nog regelmatig voor. Zo een calamiteit kan vergaande gevolgen hebben. Het komt vaak genoeg voor dat persoonsgegevens in handen van derden komen. Deze personen kunnen vervolgens van alles met deze gegevens doen. Probeer als organisatie daarom veilig documenten te versturen. Het is ook verstandig om (meerdere) back-ups van gevoelige informatie te bewaren. Dit kan bijvoorbeeld op een externe harde schijf of USB-stick met wachtwoord.
Malware en andere virussen voorkomenEen computervirus kan zo ernstig zijn dat alle gegevens openbaar worden gelegd. Het is als bedrijf dus nodig, om de gegevens optimaal te beveiligen. Dit betekent ook dat bestanden altijd vergrendeld en versleuteld moeten zijn. Een recente vorm van malware is bijvoorbeeld Emotet, welke via de e-mailbox binnenkomt. Open dus ook nooit verdachte mailtjes. Controleer de afzender en laat de bijlagen met een virusscanner scannen. Bovendien kan malware door het downloaden van illegale software binnen komen. Zodra malware de kans krijgt, stelen internetcriminelen bankgegevens, persoonlijke gegevens en andere belangrijke zaken. Voor het bedrijf kan dat een doodslag betekenen. Tegenwoordig is er streng toezicht op het beveiligen van persoonlijke gegevens. Stel altijd interne protocollen op, zodat het personeel weet wat wel en niet kan. Een daarvan is veilig bestanden versturen.
Bestanden via een versleutelde verbinding verzendenEr zijn verschillende programma’s te gebruiken, waarmee je bestanden via een veilig netwerk verstuurt. Meestal hanteren deze programma’s een verplichte tweestapsverificatie, als je gebruik maakt van veilig bestanden versturen. Dit is dus dubbel veilig, want iemand kan de bestanden niet openen, zonder zijn identiteit of mobiele nummer te bevestigen. Bovendien kun je verkeerd verzonden bestanden ongedaan maken. Het versturen kun je dus eenvoudig terugdraaien. Ook krijg je een melding, wanneer de juiste ontvanger de bestanden heeft gedownload. Voor de algehele veiligheid, blijven de bestanden beperkt beschikbaar. In de e-mailbox kunnen ze altijd blijven staan. Daarom is de e-mailbox een stuk minder effectief, op het gebied van veiligheid en privacy. |
Veelgestelde vragen
Waarom is e-mail niet veilig voor het versturen van bestanden?▼
E-mail heeft bestandsgroottebeperkingen en bestanden zijn niet beveiligd. Ze kunnen bij de verkeerde persoon terechtkomen en iedereen kan er toegang toe krijgen. Speciale programma's met encryptie zijn veel veiliger.
Wat is tweestapsverificatie en waarom is het belangrijk?▼
Tweestapsverificatie vereist dat de ontvanger zijn identiteit en mobiele nummer bevestigt voordat hij bestanden kan openen. Dit voegt een extra beveiligingslaag toe en voorkomt ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens.
Hoe kan malware mijn bedrijf schaden?▼
Malware kan bankgegevens, persoonlijke informatie en andere kritieke gegevens stelen. Dit kan voor bedrijven een doodslag betekenen en leidt tot boetes onder de AVG als privacygevoelige informatie lekt.
Kan ik verzonden bestanden nog terugdraaien?▼
Ja, met veilige bestandsverstuurprogramma's kun je foutief verzonden bestanden ongedaan maken. Je krijgt ook een melding wanneer de juiste ontvanger de bestanden daadwerkelijk heeft gedownload.
Welke beveiligingsmaatregelen moet ik als bedrijf nemen?▼
Stel interne protocollen op voor veilig bestanden versturen, zorg voor goede antivirussoftware, maak regelmatig back-ups op wachtwoordbeveiligte devices, en zorg dat bestanden altijd versleuteld zijn.
